En esta entrada explicaremos cómo utilizar Google Drive/Google Docs con sus herramientas más importantes de manera sencilla y guiada.
A continuación, vamos a explicar como se crean algunos de los documentos que nos ofrece Google Drive, que son:
1. Hacemos clic con el botón izquierdo del ratón y aparecerá una lista de opciones, clicaremos en la opción “Enlace…” y se nos abrirá una ventana en la cual deberemos pegar (ctrl+v) el enlace que deseamos, pero antes debemos buscar el enlace que deseamos añadir y lo seleccionamos de la barra de direcciones y le damos a la opción copiar (ctrl+c) y nos aparecerá una ventana en la cual pegaremos directamente el enlace que deseamos.
2. Seleccionar la opción de la barra de herramientas con el nombre: “insertar” y seleccionamos la opción “Enlace…” (y se realiza el mismo paso anteriormente nombrado).
3. Pulsando Cntrl+k se nos abrirá la misma ventana y se seguirán los pasos que se indican en el punto 1.
Antes de nada, debemos crear una cuenta de Gmail (si no se posee una ya).
Una vez tenemos la cuenta creada y estamos dentro de ella se abrirá otra ventana del navegador que se utilice y accederemos a la web de Google Docs.
Como bien podemos observar, en la parte arriba-izquierda encontramos un rectángulo de color naranja con el texto: “Crear”. Al hacer clic sobre este nos aparece una lista con opciones para crear. Nosotros explicaremos como se utiliza la creación de documentos, las presentaciones y los formularios.
A continuación, vamos a explicar como se crean algunos de los documentos que nos ofrece Google Drive, que son:
- Creación de documentos:
Al hacer clic en documentos nos aparece una ventana nueva
con un editor de textos muy similar en aspecto y en utilidad al programa
Microsoft Word.
Si deseamos introducir enlaces en nuestro documento de texto
podemos realizarlo de tres formas distintas:
1. Hacemos clic con el botón izquierdo del ratón y aparecerá una lista de opciones, clicaremos en la opción “Enlace…” y se nos abrirá una ventana en la cual deberemos pegar (ctrl+v) el enlace que deseamos, pero antes debemos buscar el enlace que deseamos añadir y lo seleccionamos de la barra de direcciones y le damos a la opción copiar (ctrl+c) y nos aparecerá una ventana en la cual pegaremos directamente el enlace que deseamos.
2. Seleccionar la opción de la barra de herramientas con el nombre: “insertar” y seleccionamos la opción “Enlace…” (y se realiza el mismo paso anteriormente nombrado).
3. Pulsando Cntrl+k se nos abrirá la misma ventana y se seguirán los pasos que se indican en el punto 1.
Si deseamos en otro caso introducir imágenes, ecuaciones,
dibujos, encabezados, pies de página entre otras muchas cosas debemos hacer
clic sobre insertar.
En la opción "formato" podemos cambiar el tipo de letra, el
interlineado, el estilo de la lista, etc.
Para enviar el documento también podemos hacerlo de tres
maneras distintas, que son:
1. Seleccionar “Archivo” y “Compartir”. Después copiar
el enlace que nos aparece y a través de la página de Google Docs y pegarlo.
Después introducir el Gmail de la persona a quien se lo queremos enviar y darle
a enviar.
2. Seleccionar “Archivo” y “Compartir”. Hacer clic
sobre el icono de Gmail y directamente copiar el enlace en una ventana de Gmail
sin necesidad de copiarlo y pegarlo. Solamente debemos introducir la dirección
del destinatario y darle a enviar.
3. Seleccionar “Archivo” y “Compartir” y en la
opción “Añadir a personas” se introducirá el correo de la persona y
se envía directamente (es muy importante seleccionar la casilla de “enviarme
una copia”, ya que así deja constancia de lo que en realidad se le ha enviado).
Algo muy importante que debemos realizar antes de enviar el
documento. Este paso es seleccionar la casilla “compartir con los usuarios con
el enlace” en la parte de privacidad. Esto lo encontramos en “Archivo” y
“Compartir”. Una vez que se nos abre la ventana para enviarlo en el apartado
“Quién tiene acceso” encontramos un candado con la opción “Privado”.
Para publicar el documento realizado en la web debemos
seleccionar “Archivo” y la opción “Publicar en la web…” y en la ventana que
se nos abre seleccionamos “Iniciar la publicación”.
Además, podemos comentar los documentos enviados y recibidos
iniciando así una comunicación del documento entre emisor y receptor.
- Creación de presetanción:
Seleccionamos el diseño que más nos guste o que deseemos
poner en nuestra presentación.
El creador de presentaciones tiene la misma utilización que el creador de documentos. Al igual que el documento se puede enviar de alguna de las tres maneras nombradas anteriormente (siguiendo los mismos pasos).
Algo muy importante es que para publicarlo en la web una vez seleccionada la opción "archivo" y "publicar en la web", debemos copiar en enlace que aparece en la casilla "insertar código" y pegarlo (fijándonos que tenemos, en este caso el blog en HTML) donde deseemos publicarlo. En este caso, debemos copiar:
<iframe src="https://docs.google.com/presentation/d/1ORjj8rho-gjip2jKZgk19z3XJxYzTORZzKycONy-Dfs/embed?start=false&loop=false&delayms=3000" frameborder="0" width="960" height="749" allowfullscreen="true" mozallowfullscreen="true" webkitallowfullscreen="true"></iframe>
Para que quede perfectamente en el blog sin que se corte la presentación, debemos modificar los números que encontramos marcados arriba en negrita hasta encontrar el tamaño adecuado.
- Creación de un formulario:
Para continuar escribiremos una breve descripción de nuestro cuestionario/formulario.
Procederemos a escribir las preguntas, para ello las debemos escribir en el apartado "título de la pregunta".
Y, para la respuesta, primeramente debemos seleccionar el tipo de respuesta (texto, respuesta múltiple...) y después escribiremos las opciones, si fuese necesario.
Para tener una vista previa de nuestro formulario debemos seleccionar "ver el formulario publicado", opción que podemos encontrar en la barra de herramientas.
Para observar los resultados obtenidos en la encuesta hacemos clic sobre "seleccionar destino de las respuestas", y después seleccionamos la opción de "hoja de cálculo" y, entonces se creará una hoja de cálculo con los resultados obtenidos.
Para enviar el formulario podemos hacerlo de las tres opciones comentadas en el apartado "creación de un documento".
Para compartir el formulario podemos hacerlo de la misma forma que enviábamos un documento o una presentación.
Para crear una nueva entrada de blog con el formulario creado debemos copiar y pegar el código HTML en dicha opción.
A continuación podemos ver un vídeo en el cual explica paso a paso como utilizar Google Docs para crear documentos.
Este vídeo resulta muy útil, ya que nos muestra herramientas muy interesantes y útiles que se encuentran muy escondidas como puede ser la opción de diccionario.
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